Conhecendo e Aplicando o PEP – Plano Executivo do Projeto
A importância de um documento agregador de informações

Resumo

Devido ao grau de complexidade dos Projetos Industriais, os mesmos requerem planos de gerenciamento mais completos e direcionados para o negócio. O número de entregas a serem realizadas e o número de interações com órgãos internos e externos à organização é relativamente alto, isso sem contar fornecedores e parcerias estabelecidas.

Para equacionar esse problema aparentemente difícil as organizações têm recorrido a elaborar um plano para orientar a implementação do empreendimento. O nome desse documento é Plano Executivo do Projeto ou Plano de Execução do Projeto, sigla PEP. O PEP requer profissionais experientes e conhecedores de metodologias de Gerenciamento de Projetos para sua elaboração e validação.

Palavras-chave: PEP, implementação, execução, gestão de projetos, projetos industriais.

Compreendendo o PEP

O que é um Plano de Execução do Projeto ?

O Plano de Execução do Projeto é o “roteiro” utilizado pela equipe do projeto para entregar os resultados acordados do empreendimento. Ele descreve as responsabilidades da equipe do projeto e as principais partes interessadas. Trata-se de um documento elaborado durante a fase de estudo de viabilidade do projeto, mas com vistas à gestão durante a fase de implementação. É muito importante esse entendimento e envolvimento do maior número de pessoas que atuarão de fato na fase de construção (ou obra), e que tenham larga experiência em execução para a elaboração do documento.

Por que desenvolver um Plano de Execução do Projeto ?

Um Plano de Execução do Projeto é desenvolvido para expandir o Plano de Negócios do empreendimento especificando procedimentos operacionais de gestão no dia -a-dia e os planos de controle, incluindo (mas não se limitando) :

• Planos de projeto detalhado ;
• Calendários de recursos;
• Procedimentos de qualidade ;
• Procedimentos de comunicação e progresso;
• Aquisições de produtos e serviços estratégicos e planos de desenvolvimento de fornecedores ;
• Planejamento e Gestão de Risco
• Orçamentos de projetos .

O documento permite acompanhar o que tem sido feito para completar as tarefas / atividades do projeto e assim entregar os resultados esperados , conforme o Plano de Negócios do Empreendimento estabelecido com a alta diretoria ou grupo de acionistas.

Quando você deve desenvolver um Plano de Execução do Projeto ?

A aprovação para continuar a desenvolver um Plano de Execução do Projeto geralmente é obtida a partir da aceitação ou aprovação de uma fase anterior , como por exemplo um Proposal/Briefing ou Projeto de Negócios. O Plano de Execução do Projeto amplia as propostas desenvolvidas nesses documentos , a fim de :

• documentar as atividades do dia-a-dia (operacional) de gestão e controle para ser empreendido pela equipe do projeto , e

• ganho de aceitação por parte do patrocinador do projeto ou Proponente à adequação dessas atividades.

O que você precisa antes de começar:

• Aceite do Patrocinador do projeto ou proponente para prosseguir com o desenvolvimento do Plano de Execução do Projeto.

• Conhecimento e compreensão do desenvolvimento de planos de projetos detalhados, implementação e entrega de planos, agendamento de recursos, planejamento de gestão de risco e planejamento financeiro (finance project).

• Conhecimento e compreensão dos elementos-chave do projeto e da organização executora do projeto.

Opcionalmente pode se somar ao PEP:

• Plano Estratégico de Sistemas de Informação.
• Projeto Proposal / Briefing.
• Diretrizes de Gerenciamento de Projetos.

O que você vai ter quando terminar: um Plano de Execução do Projeto concluído que está pronto para a aceitação pelo patrocinador do projeto ou Proponente. Assim, o projeto estará mapeado, continua-se a executar as atividades do empreendimento de uma forma consistente.

O documento deve ter sua primeira versão elaborada durante a fase de estudo das alternativas do projeto (engenharia conceitual). Nos casos em que as alternativas exigem formas muito distintas de gestão e que esta gestão terá peso na escolha da melhor alternativa, recomenda-se desenvolver um PEP para cada alternativa estudada. Senão, o PEP normalmente é desenvolvido para a alternativa recomendada. Durante a fase de engenharia básica o documento deve ser revisado, toma a sua forma final e é emitido juntamente com toda a documentação para aprovação do projeto.

PEP é dinâmico e “vivo”. O documento deve ser revisto e alterado para atender às condições alteradas durante a vida útil do projeto. É uma ferramenta que os gestores têm para orientar tomadas de decisões e disseminar para a equipe do projeto o que foi planejado e aprovado pela alta direção da empresa. O PEP traz diretrizes que deverão ser desdobradas em procedimentos pelas contratadas. Como é um documento aprovado pelo acionista, suas revisões devem ser feitas com cuidado e submetidas à aprovação de níveis superiores. Toda mudança deve ser controlada e comunicada aos envolvidos no projeto. Não devem constar no PEP informações estratégicas e sigilosas. O estudo de viabilidade não é parte integrante do PEP, é o contrário, o PEP geralmente faz parte do estudo de viabilidade.

Público-alvo
Claramente identificar o público-alvo deste documento , uma vez que podem incluir representantes da área de negócio e outras partes interessadas , que serão impactadas pelas saídas planejadas.

Indicar quaisquer suposições sobre o documento que podem ajudar ao seu leitor , por exemplo:

• O conhecimento do projeto e uma compreensão básica dos princípios e práticas de gestão assumidas (restrições e premissas) ;
• Como o documento prossegue através de uma série de iterações durante a vida do projeto (por exemplo, depois de cada fase) , a sua estrutura , a ênfase a destinado público pode mudar.

Por fim, sempre é bom focar que o PEP, como Plano de Implantação do Empreendimento, tem sua base fundamentada na estratégia de implantação e se traduz no documento que define, integra e coordena todos os planos necessários ao planejamento integral da implantação: Ele define como será executada, monitorada e controlada a implantação no contexto de todas as áreas de gestão do empreendimento. O PEP constitui um capítulo do Relatório Executivo.

Elaboração e composição do Plano
Este plano de execução do projeto descreve os objetivos, processos e estratégias que serão empregadas pelas partes gerenciadas do projeto, para a execução das obras e também estabelece um parâmetro para garantir que as expectativas do projeto e indicadores -chave de desempenho serão cumpridos.
O plano garante que a abordagem é adotada por todas as partes interessadas ao gerenciamento do projeto e pretende assim ser um documento de controle obrigatório para todos os aspectos do empreendimento . Este documento é aplicável somente para as atividades de construção do projeto, e não inclui atividades de externas ao local do empreendimento. Atenção: atividades externas ao local do projeto, mas de interesse do mesmo, devem ser tratadas no PEP. Um exemplo são os assuntos referentes às relações com as comunidades do entorno ao projeto

O plano de execução do projeto é uma de uma série de documentos que definem o projeto e ajudam a descrever como o projeto será entregue. Esses documentos definem e são apoiados por planos específicos de gestão (por exemplo o plano de gestão de segurança) , políticas e procedimentos.

Características

O PEP é uma ferramenta que tem por finalidade apresentar todos os planos, estratégias e informações necessárias à execução, monitoramento e controle da implantação do projeto. O desenvolvimento deste documento se inicia ainda na Engeharia Conceitual (ou FEL 2), com a elaboração do PEP Preliminar. Sua consolidação final e aprovação são realizados durante a Engenharia Básica (ou FEL 3), conforme a figura abaixo:

Relacionamento do PEP com FEL, créditos a VALE,2010

O PEP deverá conter apenas as informações relevantes para o gerenciamento e controle da execução do projeto. Portanto, não farão parte do escopo do PEP itens tais como:

• Histórico do desenvolvimento do projeto

• Análise de mercado

• Estratégia do negócio

• Avaliação econômica

• Engenharia

Principais Capítulos do PEP

A seguir é apresentada a estrutura típica para a elaboração do Plano Executivo do Projeto, lembrando que alguns clientes e negócios podem requerer mais ou menos informações, vejamos:

1 . Introdução
1.1 Visão geral
1.2 Objetivo
1.3 Documentos Relacionados
2 . Escopo do Trabalho
2.1 Escopo detalhado
2.2 Exclusões de Escopo e Limtes de Bateria
3. Objetivos
3.1 Exigência Principal
3.2 Objetivos e Expectativas
3.3 Indicadores Chave de Desempenho
3.4 Qualificações
4 . Restrições do Projeto
4.1 Intenção
4.2 Estatutária e Comunidade
4.3 Projeto e Site Work
5. Organização e Responsabilidades
5.1 Visão
5.2 Organização da Estrutura do Projeto (Organograma)
5.3 Papéis e Responsabilidades
5.4 Níveis de Autoridade
6. Programa
6.1 Exigência Principal
6.2 Ciclo de Vida
6.3 Datas e Marcos Importantes
6.4 Cronograma do Projeto
7. Projeto de Execução
7.1 Estratégia
7.2 Metodologia
7.3 Recursos
7.4 Gestão de Planos
7.5 Interfaces
7.6 Subcontratação
7.7 Análise e Monitoramento
8. Engajamento do Contratado
8.1 Estratégia
8.2 Contrato
8.3 Prioridade
8.4 Alinhamento
8.5 Papel do Projeto
9. Controle do Projeto
9.1 Geral
9.2 Work Breakdown Structure (WBS )
9.3 Custo
9.4 Tempo
9.5 Gestão da Mudança
9,6 Gestão de Riscos
9.7 Controle de Documentos
9.8 Relatórios
9.9 Gestão de Contingência
9.10 Aquisições
10. Gestão do Site
10.1 Geral
10.2 Plano de Gestão do Site
11. Orçamento do Projeto
12. Política de Segurança
12.1 Diretrizes
12.2 Safety Management System
12.3 Jurisdição e Questões Legais
12.4 Plano de Gestão da Segurança
13. Meio Ambiente
13.1 Política
13.2 Meio Ambiente e Sistema de Gestão
13,3 Jurisdição
13.4 Plano de Gestão do Meio Ambiente
14. Qualidade
14.1 Geral
14,2 Quality Assurance
14.3 Controle de Qualidade
15. Conclusão do Projeto
15.1 Conclusão Prática
15.2 Transferência
15.3 Close Out

Aplicação e Considerações Finais

O Plano Executivo do Projeto reúne a documentação de outros planos e gerada por diversas áreas dentro do empreendimento e da empresa executora. Sua função agregadora é fundamental para alinhamento dos objetivos empresariais.

PEP é documento conciso, vivo, dinâmico, contendo somente informações precisas e selecionadas. Traz ferramentas e uso de gráficos e infográficos, tabelas e apresentação visual diferenciada que organiza os dados de forma amigável. Precisa ser de fácil consulta, interpretação e revisão, evitando modelo unicamente textual, que acaba se tornando entrave para os seus usuários.

Exemplos:

• Departamento Americano de Energia, clique aqui
• How to develop a Project Execution Plan (Mustang Engineering), clique aqui
• Guidelines for Project Execution Plan (Cald Energine), clique aqui

Colaboraram para este artigo:

– Fabiana Linhares

Referências

– SPE Vale, 2010

– Xtrata Hatch Project Execution Plan, 2009